人が仕事をするとき、もし初めてで経験がない仕事内容だったらどうしますか？
業務をする上でどこの会社もそうですかマニュアルというものがあります。
大企業だとその会社の業務全てのマニュアルがありますが、中小企業だとマニュアルがない会社、マニュアル作りたいけど仕事に追われて手がつけられない状況がほとんどです。
ここで改めてわかりやすくマニュアルとは何かと言いますと、初心者に対して教えるために標準化・体系化したものです。
つまり説明書です。
このマニュアルがきちんと整備されているいない会社が多いというわけです
業務マニュアルのアップデートしないのは危険
業務マニュアルを作ってそのままにしていませんか？
例えば、とある会社で新人教育のためにWordPressのインストールから設定までの工程をマニュアル化にしようとします。
この時インストールしたいWordPressのバージョンが2018年8月2日の時点で4.9.8でした。このバージョンのWordPressをレンタルサーバーでインストールして、管理画面の設定、プラグインの設定など行う流れをマニュアル化したとします。
新人が入社して研修中に問題が発生、プラグインや管理画面がマニュアル化したのと違う使用になっていたことが発見しました。
原因は、WordPressのバージョンアップによってバージョン5.0.2になっていて、それに伴ってプラグインの更新、管理画面の使用が変更になっていました。
経験が浅くまだマニュアルありきで業務についてる新人には混乱、またパニックになりました。
パニックになるのもわかります。だってマニュアルに書いてないもん！
そうです。新人のパニックの原因は最新のWordPressの新しくなったバージョンの情報をマニュアルに追加していなかったこと、つまり、マニュアルの最新の状態にアップデートしなかったのが原因です。
特にweb業界やIT業界は目まぐるしく成長と進化をしています。それに伴ってそれに関係するものは成長と進化に追いつこうとバージョンアップをしていきます。
業務マニュアルのアップデート必須！精神論ではだめ
仕事で起きるミスは誰しもあります。
ミスが起きない人間は全世界のほんの数％の存在です。ミスがあって成長します、ミスがないと成長も間違いにも気づきません。
ですが、このミスをどうするかミスがあって成長と書きましたが同じミスをしても意味がありませんので自分の中でミスをなるべくなくす工程、すなわちマニュアル化を行う必要があります。
先輩や上司と仕事をする上でミスを指摘されて早く直せと、プレッシャーをかけられたことはありませんか？ミスを指摘してくれるのはありがたいことですが、人の上に立つ者が下のミスをそれだけで終わってると成長もしませんし、次に入社してくる新人にも悪い環境を与えることになります。
結局、精神論で詰めても根本的な解決にはなりませんし、ミスをした業務の流れをもう一度確認して最適化をしないといけません。
業務の流れを確認するというのは、自分の業務行動が視覚的に他の人にも共有することができて、多角方面から改善できる可能性があるからです。
そして、確認することは他にも大きな役割を果たします。それは業務に対して理解度が増すということ。
その業務に対する理解度が増えるということは、もしアクシデントがあった場合業務工程に理解があればパニックになることなく対処することができます。
業務マニュアルのアップデートは全ての職に必要
上で書いたことはweb業界で働いている私が思い考えたことですが、この世はweb業界だけでなくいろんな業界がありますのでその業界にあった仕事があり、工程が存在します。
どんな仕事をする上でもマニュアル化は必須です。どの業界も人手不足になりつつあるこの高齢化が加速するご時世、後の若い新人に仕事を託す、教育することも含めて業務に必要なマニュアルを作成する必要があり適度に時代の情勢を把握してマニュアルのアップデートを計りましょう。
まとめ
これまで書いたことをまとめていきます。
・古い情報のマニュアルは危険。マニュアルを見直して最新の状態をキープする。
・仕事のミスを精神論で解決してはだめ。自分にあった最適なやり方を見つけてマニュアル化しておく。
・どんな業種にもマニュアルが必要。新人教育が入ってもストレスなく業務につけるマニュアルを用意しておく。
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